A entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais é:

Lab52, Unipessoal Lda.
NIPC: 514 016 612
Sede: Rua Oliveira Monteiro 358, 4050-439 Porto
Email: geral@lab52.pt
Website: www.lab52.pt

Para qualquer questão relacionada com o tratamento de dados pessoais ou com o exercício dos direitos dos titulares dos dados, poderá ser utilizado o contacto: geral@lab52.pt.

Em determinados eventos, a Lab52 poderá atuar em nome ou por conta de entidades promotoras, comissões organizadoras, sociedades científicas, instituições parceiras ou entidades adjudicantes. Nesses casos, a Lab52 poderá atuar como responsável pelo tratamento, corresponsável pelo tratamento ou subcontratante, consoante o enquadramento específico do evento ou serviço.

A Lab52 poderá recolher e tratar diferentes categorias de dados pessoais, dependendo da relação estabelecida com o titular dos dados e da finalidade do tratamento.

Podem ser recolhidos, entre outros, os seguintes dados:

Dados de identificação: nome completo, nome profissional, entidade, empresa, cargo ou função.

Dados de contacto: email, número de telefone, telemóvel, morada, localidade, código postal e país.

Dados profissionais: profissão, especialidade, local de trabalho, categoria profissional, número mecanográfico, número de ordem profissional ou outros dados necessários à validação da categoria de inscrição, quando aplicável.

Dados de inscrição em eventos: evento, curso ou congresso em que se inscreve, modelo de inscrição, workshops selecionados, sessões frequentadas, comprovativos, estado de pagamento, presença, check-in, emissão de certificado e comunicações associadas ao evento.

Dados de faturação: nome ou denominação social, NIF, morada fiscal, localidade, código postal, país e demais dados necessários ao cumprimento de obrigações fiscais e contabilísticas.

Dados de pagamento: informação necessária à confirmação de pagamento, referência, estado da transação, comprovativo de transferência ou outro meio de pagamento utilizado. A Lab52 não recolhe nem conserva dados completos de cartões bancários quando os pagamentos sejam realizados através de prestadores externos de pagamento.

Dados de restrições alimentares: preferências ou restrições alimentares indicadas pelo participante, nomeadamente opção vegetariana, vegan, intolerâncias, alergias ou outras restrições relevantes para efeitos de catering.

Dados de acessibilidade ou apoio específico: informação facultativa indicada pelo participante sobre necessidades de acessibilidade, mobilidade, lugar reservado, acompanhamento ou outro apoio necessário à participação no evento.

Imagem e som: fotografias, vídeos, gravações de intervenções, imagens de auditório, palco, sessões, stands, momentos de networking, entrevistas ou testemunhos, quando aplicável.

Dados de navegação e cookies: endereço IP, identificadores online, dados técnicos do dispositivo, browser, páginas visitadas, data e hora de acesso, preferências de cookies e interações com o website.

Dados de comunicação: mensagens enviadas através de formulários, email, telefone, redes sociais ou outros canais de contacto.

A Lab52 procura limitar a recolha de dados pessoais ao estritamente necessário para as finalidades previamente definidas.

Os dados pessoais recolhidos pela Lab52 poderão ser tratados para as seguintes finalidades:

3.1. Gestão de contactos e pedidos de informação

Tratamos dados pessoais para responder a pedidos de contacto, pedidos de orçamento, pedidos de informação, propostas comerciais, reuniões, mensagens enviadas através do website ou outros canais de comunicação.

3.2. Prestação de serviços

Tratamos dados pessoais para a gestão de relações comerciais e contratuais com clientes, fornecedores, parceiros, entidades promotoras, entidades adjudicantes e outros intervenientes nos projetos desenvolvidos pela Lab52.

3.3. Gestão de inscrições em eventos

Tratamos dados pessoais para gerir inscrições em eventos, cursos, congressos, workshops, reuniões científicas, ações formativas ou outras iniciativas organizadas, geridas ou operacionalizadas pela Lab52.

Este tratamento pode incluir confirmação de inscrição, validação da categoria de inscrição, gestão de pagamentos, acreditação, check-in, controlo de presença, comunicação de informações logísticas, alteração de programas, emissão de certificados e apoio ao participante.

3.4. Faturação e cumprimento de obrigações legais

Tratamos dados pessoais para emissão de faturas, recibos, documentos contabilísticos, cumprimento de obrigações fiscais, contabilísticas, legais e administrativas.

3.5. Certificados e comprovativos de participação

Tratamos dados pessoais para emissão de certificados, declarações ou comprovativos de participação, bem como para comprovar a presença efetiva em eventos, sessões, workshops ou ações formativas.

3.6. Organização logística de eventos

Tratamos dados pessoais para assegurar a organização operacional dos eventos, incluindo gestão de salas, acreditação, controlo de acessos, catering, listas de participantes, comunicação com inscritos, apoio técnico, apoio no local e demais necessidades logísticas.

3.7. Restrições alimentares e necessidades específicas

Quando o evento inclua catering, o participante poderá indicar restrições alimentares relevantes. Esta informação será tratada exclusivamente para adaptação do serviço de catering e organização logística.

Quando o participante indicar necessidades específicas de acessibilidade, mobilidade, saúde ou apoio, essa informação será tratada apenas para avaliar e, sempre que possível, acomodar o pedido no contexto da sua participação no evento.

Estes campos são facultativos e o titular dos dados deverá indicar apenas a informação estritamente necessária.

3.8. Comunicação relacionada com eventos

Tratamos dados pessoais para enviar comunicações diretamente relacionadas com a inscrição ou participação no evento, incluindo confirmações, informações de pagamento, programa, horários, alterações, dados logísticos, certificados, avisos operacionais, comunicações pós-evento e informações necessárias à boa execução da inscrição.

Estas comunicações são necessárias à gestão da inscrição e não constituem comunicações de marketing.

3.9. Newsletters e comunicações promocionais

A Lab52 poderá enviar newsletters, convites para futuros eventos, informações institucionais, comunicações promocionais ou divulgação de iniciativas próprias ou relacionadas com a sua atividade, quando exista consentimento do titular dos dados ou outra base legal aplicável.

O titular dos dados poderá retirar o seu consentimento ou opor-se à receção destas comunicações a qualquer momento, através dos meios indicados em cada comunicação ou através do email geral@lab52.pt.

3.10. Fotografia, vídeo e comunicação institucional

Durante eventos organizados, geridos ou operacionalizados pela Lab52, poderão ser captadas fotografias, vídeos ou outros registos audiovisuais para efeitos de documentação, arquivo, divulgação institucional e comunicação da iniciativa.

Sempre que possível, a captação será realizada de forma geral e contextual, privilegiando imagens de ambiente, auditório, palco, sessões, stands e momentos de interação.

Quando estejam em causa captações individualizadas, entrevistas, testemunhos, close-ups promocionais ou utilizações destacadas da imagem de uma pessoa, poderá ser solicitado consentimento específico.

3.11. Segurança, prevenção de fraude e defesa de direitos

Tratamos dados pessoais quando necessário para garantir a segurança dos sistemas, prevenir utilização indevida, gerir reclamações, resolver litígios, responder a auditorias, cumprir obrigações legais ou defender direitos da Lab52, dos seus clientes, parceiros, participantes ou terceiros.

3.12. Análise estatística e melhoria dos serviços

Poderemos tratar dados de forma agregada ou anonimizada para fins estatísticos, análise de participação, avaliação de satisfação, melhoria de serviços, planeamento de eventos e otimização da comunicação.

Sempre que possível, estes dados serão tratados de forma anonimizada ou agregada, não permitindo a identificação direta dos titulares.

A Lab52 trata dados pessoais apenas quando exista uma base legal adequada, nomeadamente:

Execução de contrato ou diligências pré-contratuais: quando o tratamento seja necessário para gerir inscrições, prestar serviços, responder a pedidos, confirmar participação, emitir certificados ou executar relações contratuais.

Cumprimento de obrigação legal: quando o tratamento seja necessário para faturação, contabilidade, obrigações fiscais, obrigações legais ou resposta a autoridades competentes.

Consentimento: quando o titular dos dados autorize expressamente determinado tratamento, como envio de newsletters, comunicações promocionais, tratamento de determinadas restrições alimentares ou utilização individualizada de imagem, quando aplicável.

Interesse legítimo: quando o tratamento seja necessário para a gestão da atividade da Lab52, resposta a contactos, organização de eventos, comunicação institucional, segurança, prevenção de fraude, gestão de reclamações, arquivo histórico institucional ou defesa de direitos, desde que não prevaleçam os direitos, liberdades e garantias dos titulares dos dados.

Defesa de interesses vitais: em situações excecionais, quando o tratamento seja necessário para proteger a vida, integridade física ou segurança do titular dos dados ou de terceiros.

Alguns dados fornecidos em formulários de inscrição podem, em certos casos, revelar informação relacionada com saúde, nomeadamente alergias, intolerâncias alimentares, necessidades de mobilidade, acessibilidade ou apoio específico.

Estes dados são tratados com especial cuidado, apenas quando fornecidos voluntariamente pelo titular dos dados e apenas para a finalidade específica para que foram recolhidos.

A Lab52 não utiliza estes dados para marketing, definição de perfis, decisões automatizadas ou finalidades incompatíveis com a sua recolha.

Sempre que o tratamento dependa de consentimento explícito, o titular dos dados poderá retirar esse consentimento a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado até essa data.

A Lab52 não dirige, em regra, os seus serviços diretamente a menores de idade.

Quando, em algum evento ou iniciativa, seja necessário tratar dados pessoais de menores, tal tratamento deverá ser enquadrado em formulário próprio, com informação adequada e, quando aplicável, autorização do titular das responsabilidades parentais ou representante legal.

A Lab52 não vende, aluga ou comercializa dados pessoais.

No entanto, os dados pessoais poderão ser comunicados ou tratados por terceiros quando tal seja necessário para as finalidades descritas nesta Política de Privacidade.

Podem ter acesso a dados pessoais, consoante o caso:

• entidades promotoras, comissões organizadoras, sociedades científicas, instituições parceiras ou entidades adjudicantes dos eventos;
• prestadores de serviços de alojamento e manutenção do website;
• plataformas de formulários online;
• plataformas de inscrições, acreditação, check-in ou gestão de eventos;
• fornecedores de email marketing e envio de comunicações;
• fornecedores de faturação, contabilidade e pagamentos;
• fornecedores de catering, quando necessário para gestão de restrições alimentares;
• fornecedores de serviços audiovisuais, fotografia, vídeo, streaming ou videoconferência;
• prestadores de serviços informáticos, armazenamento cloud, suporte técnico e segurança;
• consultores, contabilistas, advogados, auditores ou outros prestadores necessários ao cumprimento de obrigações legais ou defesa de direitos;
• autoridades públicas, fiscais, judiciais, reguladoras ou administrativas, quando tal seja legalmente exigido.

Sempre que terceiros tratem dados pessoais por conta da Lab52, serão adotadas medidas adequadas para garantir que esses terceiros cumprem as obrigações aplicáveis em matéria de proteção de dados pessoais, confidencialidade e segurança da informação.

A Lab52 privilegia a utilização de prestadores localizados no Espaço Económico Europeu.

No entanto, alguns prestadores tecnológicos, nomeadamente plataformas de email marketing, formulários, alojamento, cloud, videoconferência, analytics ou outros serviços digitais, poderão implicar transferências de dados para países fora do Espaço Económico Europeu.

Sempre que existam transferências internacionais de dados, a Lab52 procurará assegurar que estas são realizadas com base em mecanismos legalmente adequados, tais como decisões de adequação da Comissão Europeia, cláusulas contratuais-tipo, medidas suplementares ou outro instrumento previsto na legislação aplicável.

Os dados pessoais serão conservados apenas durante o período necessário para cumprir as finalidades para que foram recolhidos, sem prejuízo dos prazos legais de conservação aplicáveis.

De forma geral, aplicam-se os seguintes critérios:

Pedidos de contacto e informação: até 12 meses após a última interação, salvo se resultar numa relação contratual ou existir necessidade de conservação por período superior.

Dados de inscrição em eventos: até 24 meses após o encerramento do evento, salvo se houver necessidade de conservação por motivos legais, fiscais, certificação, auditoria, reclamação ou defesa de direitos.

Dados de certificados, presenças e comprovativos de participação: até 5 anos após o evento, quando necessário para comprovar participação, reemitir certificados ou responder a pedidos relacionados.

Dados de faturação e documentos fiscalmente relevantes: pelo prazo legal aplicável, nomeadamente 10 anos ou outro prazo que venha a ser legalmente exigido.

Dados de marketing/newsletters: até retirada do consentimento ou oposição pelo titular dos dados. A Lab52 poderá proceder à revisão periódica das suas bases de contactos.

Dados relativos a restrições alimentares, alergias, intolerâncias ou necessidades específicas: pelo período estritamente necessário à organização logística do evento, sendo recomendável a sua eliminação até 30 dias após o evento, salvo se existir incidente, reclamação, obrigação legal ou necessidade devidamente justificada de conservação por período superior.

Fotografias e vídeos de eventos: pelo período necessário à finalidade de documentação, comunicação institucional, arquivo e divulgação da iniciativa. Quando se trate de utilização individualizada baseada em consentimento, a conservação respeitará os termos desse consentimento ou a sua eventual retirada.

Dados necessários à gestão de reclamações, litígios ou defesa de direitos: pelo período necessário à gestão do processo e durante os prazos legais de prescrição aplicáveis.

Nos termos da legislação aplicável, o titular dos dados pessoais pode exercer os seguintes direitos:

Direito de acesso: obter confirmação sobre se os seus dados pessoais são ou não tratados e aceder aos dados pessoais que lhe digam respeito.

Direito de retificação: solicitar a correção de dados pessoais inexatos, incompletos ou desatualizados.

Direito ao apagamento: solicitar a eliminação dos seus dados pessoais, quando se verifiquem os requisitos legais aplicáveis.

Direito à limitação do tratamento: solicitar a limitação do tratamento dos seus dados pessoais em determinadas situações previstas na lei.

Direito de oposição: opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais, nomeadamente quando o tratamento tenha por base o interesse legítimo ou quando esteja em causa marketing direto.

Direito à portabilidade: receber os dados pessoais que tenha fornecido, em formato estruturado, de uso corrente e leitura automática, quando legalmente aplicável.

Direito de retirar o consentimento: retirar o consentimento a qualquer momento, quando o tratamento seja baseado no consentimento. A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.

Direito de apresentar reclamação: apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD — ou outra autoridade de controlo competente.

Para exercer qualquer um destes direitos, o titular dos dados poderá contactar a Lab52 através do email geral@lab52.pt.

A Lab52 poderá solicitar informação adicional estritamente necessária para confirmar a identidade do titular dos dados e garantir a segurança do pedido.

A resposta será prestada no prazo legal aplicável, em regra no prazo de um mês a contar da receção do pedido, salvo situações de especial complexidade ou elevado número de pedidos, nos termos previstos na legislação aplicável.

A Lab52 adota medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra destruição, perda, alteração, divulgação não autorizada, acesso indevido ou qualquer forma de tratamento ilícito ou acidental.

Entre outras medidas, poderão ser aplicadas:

• controlo de acessos;
• utilização de credenciais individualizadas;
• limitação de acesso aos dados apenas a pessoas que necessitem dessa informação;
• medidas de confidencialidade;
• cópias de segurança;
• atualização de sistemas;
• proteção de equipamentos e plataformas;
• seleção de fornecedores que apresentem garantias adequadas;
• minimização dos dados recolhidos;
• eliminação ou anonimização de dados quando deixem de ser necessários.

Apesar das medidas adotadas, nenhum sistema de informação ou transmissão de dados através da Internet pode garantir segurança absoluta. A Lab52 compromete-se, contudo, a aplicar medidas razoáveis e adequadas ao risco de cada tratamento.

Os formulários disponibilizados pela Lab52 poderão recolher dados pessoais para diferentes finalidades, nomeadamente pedidos de contacto, pedidos de orçamento, inscrições em eventos, submissão de resumos, candidaturas, pedidos de informação ou outras interações.

Em cada formulário, os campos obrigatórios serão assinalados como tal. A falta de preenchimento de campos obrigatórios poderá impedir a submissão do formulário ou a prestação do serviço solicitado.

Sempre que sejam recolhidos dados para finalidades distintas, a Lab52 procurará disponibilizar informação clara e, quando necessário, consentimentos separados, nomeadamente para:

• tratamento necessário à inscrição ou participação;
• aceitação dos termos e condições de inscrição;
• envio de newsletters ou comunicações promocionais;
• tratamento de dados de saúde ou acessibilidade, quando aplicável;
• captação ou utilização individualizada de imagem, quando aplicável.

Durante eventos organizados, geridos ou operacionalizados pela Lab52, poderão ser captadas fotografias, vídeos ou outros registos audiovisuais.

A captação poderá ter por finalidade:

• documentação do evento;
• divulgação institucional;
• comunicação em website, redes sociais, newsletters ou materiais de apresentação;
• arquivo histórico da iniciativa;
• promoção de futuras edições ou eventos relacionados;
• produção de relatórios, peças de comunicação ou materiais informativos.

Sempre que possível, a captação será realizada de forma geral e contextual, evitando exposição desnecessária ou intrusiva dos participantes.

Caso um participante não pretenda ser fotografado ou filmado de forma identificável, deverá informar a organização através do email geral@lab52.pt ou junto do secretariado do evento, para que sejam adotadas medidas razoáveis dentro do contexto do evento.

A utilização de imagem em destaque, entrevistas, testemunhos, vídeos promocionais individualizados ou campanhas específicas poderá depender de autorização própria, quando aplicável.

A Lab52 poderá enviar comunicações sobre futuros eventos, cursos, congressos, workshops, iniciativas, novidades ou informações relacionadas com a sua atividade, quando exista consentimento do titular dos dados ou outra base legal aplicável.

O consentimento para marketing, quando solicitado, será separado da inscrição ou da prestação do serviço principal.

O titular dos dados pode retirar o consentimento ou opor-se ao envio destas comunicações a qualquer momento, através do mecanismo de cancelamento de subscrição disponibilizado nas comunicações ou através do email geral@lab52.pt.

A retirada do consentimento para comunicações de marketing não afeta o envio de comunicações necessárias à gestão de inscrições, contratos, faturação ou outros serviços solicitados pelo titular dos dados.

O website da Lab52 poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para garantir o seu funcionamento, melhorar a experiência de navegação, analisar a utilização do website e, quando aplicável, personalizar conteúdos ou apoiar ações de comunicação.

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A Lab52 recomenda a existência de uma tabela de cookies atualizada, indicando, sempre que aplicável:

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• fornecedor;
• finalidade;
• categoria;
• duração;
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A Lab52 não utiliza, em regra, decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente os titulares dos dados.

Poderão ser utilizadas ferramentas digitais para segmentação básica de comunicações, gestão de inscrições, organização de contactos ou análise estatística, mas sem decisões automatizadas com impacto jurídico significativo sobre o titular dos dados.

A Lab52 poderá atualizar a presente Política de Privacidade sempre que necessário, nomeadamente para refletir alterações legais, alterações nos serviços, novas funcionalidades, alteração de fornecedores, novas práticas de tratamento de dados ou recomendações das autoridades competentes.

A versão atualizada será publicada no website da Lab52, com indicação da data da última atualização.

Para qualquer questão relacionada com a presente Política de Privacidade, tratamento de dados pessoais ou exercício de direitos, poderá contactar:

Lab52, Unipessoal Lda.
Rua Oliveira Monteiro 358, 4050-439 Porto
Email: geral@lab52.pt
Website: www.lab52.pt

Sem prejuízo de qualquer outra via administrativa ou judicial, o titular dos dados tem ainda o direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD.